Computergestütztes System zur artikel-, artikelgruppen- oder warengruppengenauen sowie stück-, mengen- und wertgenauen Bestandserfassung und -führung des vorhandenen Sortiments und Lagerbestandes an Waren in einem Handelsbetrieb.
Die Erfassung der Warendaten bei Bestellung bzw. Wareneingang und im gesamten Warenfluss kann mittels Registrierkassen, Kassenterminals oder Scanner erfolgen. Bei Verkauf der Waren wird durch das WWS automatisch die Lagerdisposition bzw. auch die Bestellung gesteuert. Erweitert werden kann das WWS durch Auftragsabwicklung, Fakturierung sowie Kundendaten- und Debitorenverwaltung.
Ein WWS dient als Informationsquelle für das → Marketing, um laufend das Sortiment bedarfsgerecht an Kundenwünsche anzupassen, den Lagerumschlag zu optimieren, exakte Daten für die → Inventur zu erhalten (Bilanzierung) sowie um den Personaleinsatz zu planen und Warenverluste und Auszeichnungsfehler zu vermeiden.
Offene WWS erfassen lediglich den Warenein- und -ausgang, geschlossene WWS sollen alle Phasen im Warenkreislauf dokumentieren. Voraussetzung für eine computergenaue Erfassung von Daten sind geeignete Warenauszeichnungen (z. B. Etikettierung mit Strichcode) und Datenerfassungsgeräte. Die Entscheidung für ein WWS ist abhängig von den Einführungs- und laufenden Kosten des WWS, die i. d. R. mit zunehmender Breite, Tiefe und Dynamik des Sortiments und der Anzahl der Verkaufsstellen steigen.