Egal, ob es sich um den ersten Job, einen internen Karrieresprung oder einen Arbeitgeberwechsel handelt, eines ist sicher: Ihr beruflicher Erfolg hängt vor allem von Ihrem persönlichen Auftritt ab. Und dabei spielen zeitgemäße Umgangsformen, auch als „Business Etikette“ bezeichnet, eine wichtige Rolle.
Wie du mit guten Umgangsformen deine Karriere in Schwung bringst
Die meisten von uns haben beim Thema Umgangsformen, egal ob im Beruf oder privat, klare Vorstellungen und Verhaltensweisen im Kopf: Ein freundliches „Bitte“ und „Danke“ sollte schon zum guten Ton dazugehören. Bekannte Menschen werden gegrüßt und nicht einfach ignoriert, wir behandeln unsere Gegenüber mit Höflichkeit und Respekt.
Doch reicht das wirklich aus, um beim potentiellen Arbeitgeber zu punkten? Die Antwort ist einfach: Nein!
Das Themenspektrum zeitgemäßer Umgangsformen ist groß und dem Wandel der Zeit unterlegen und so ist manches, was früher vielleicht den Knigge Regeln entsprach, längst nicht mehr zeitgemäß oder korrekt.
Die nachfolgenden Erklärungen und 7 Tipps sollen dir dabei helfen, in Sachen Umgangsformen bestens gerüstet ins Berufsleben zu starten.
Hierarchie geht vor Alter und Geschlecht
Was im beruflichen Kontext zählt ist Hierarchie, Rang und Kompetenz. Geschlecht und Alter sind erst mal zweitranging.
Begrüßen und Vorstellen erfolgt nach dem „Königsprinzip“ – auch in Zeiten von Covid-19
- Beim Grüßen spielen Hierarchien keine Rolle: Derjenige, der den anderen zuerst sieht oder einen Raum betritt, grüßt durch Kopfnicken, mit einem Lächeln oder Tagesgruß zuerst.
- Begrüßt und vorgestellt wird nach dem sogenannten „Königsprinzip“, das heißt:
- Der Ranghöhere („König“ oder „Königin“) entscheidet, ob er mit Handschlag begrüßt oder nicht. (Achtung: Externe / Gäste sind immer am ranghöchsten, ganz gleich ob sie Zulieferer oder Kunde sind.)
- Ein Unbekannter wird dem Ranghören zuerst vorgestellt.
- Bei der Vorstellung einer Person mit mehreren akademischen Titeln ist nur der höchste Titel in der Anrede zu verwenden.
- „Hallo“ und „Hi“ sind eher Grußformeln für die Freizeit. „Guten Morgen“, „Guten Tag“ oder „Guten Abend“ passen im Job zumeist besser.
- Eine überreichte Visitenkarte sollte immer einige Sekunden aufmerksam gelesen werden, bevor sie weggesteckt wird.
- Innehalten mit Abstand
- Blickkontakt
- Lächeln begleitet von einem wohlwollenden Nicken
- Ausspruch eines Tagesgrußes mit Zusatz (zum Beispiel: „Ich freue mich, Sie heute persönlich kennenzulernen.“)
Lieber erst einmal Siezen
Internationalisierung, Digitalisierung und New Work veranlassen immer mehr Unternehmen eine Duz-Kultur einzuführen. Dass das nicht immer von Erfolg gekrönt ist und durchaus für Irritationen sorgen oder auch Nachteile haben kann, ist durchaus bekannt.
Als Berufseinsteiger empfiehlt sich, erst einmal genau hinzuhören, um herauszufinden, wie sich Kollegen untereinander ansprechen und wie die Anrede zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ist. Proaktiv gleich am ersten Tag mit einem Duz-Angebot in der Abteilung einzufallen, kommt nicht überall gut an.
Die wichtigsten Regeln im Job:
- In Unternehmen mit klassischen Hierarchien obliegt es dem Ranghöheren, das „Du“ anzubieten.
- Teammitglieder in der Projektarbeit definieren ihre eigenen Spielregeln. Auch wenn eine Duz-Kultur sehr wahrscheinlich ist, solltest du abwarten.
- Ein Duz-Angebot kann auch abgelehnt werden – dann aber unbedingt höflich und respektvoll, da das persönliche Angebot zumeist Ausdruck von Wertschätzung und Vertrauen darstellt. Gehört das „Du“ allerdings zur Unternehmenskultur, sollten Bewerber vorher überlegen, ob diese Kultur zu ihnen passt.
- Ein einmal angebotenes „Du“ gilt lebenslänglich (es sei denn, das Angebot erfolgte in Sektlaune auf einem Firmenevent) und die Rücknahme als absolutes No-Go.
- Auch online ist Stil gefragt. Es empfiehlt sich, bei Geschäftskontakten auf Business- und Karriere-Netzwerken beim formellen, respektvollen „Sie“ zu bleiben oder damit starten – auch wenn viele Menschen in sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram & Co. automatisch per „Du“ sind.
Reden ist Silber, Zuhören ist Gold und gezielter Small Talk von unschätzbarem Wert
- Als Berufseinsteiger und „Neuling“ empfiehlt es sich, in größeren Meetings aber auch kleineren Runden den eigenen Redeanteil zu beschränken, dafür aber genau zu beobachten und aufmerksam zuzuhören. Schärfe deine Wahrnehmungsfähigkeit. Hier und da Fragen zu stellen, ist natürlich erlaubt, zeugt von Interesse und kommt auf jeden Fall gut an.
- Lasse dein Gegenüber immer ausreden. Solltenst du einmal „im Eifer des Gefechts“ deinem Gegenüber ins Wort fallen, entschuldige dich höflich.
- Wenn du Small Talk betreibst, sprich ausschließlich unverfängliche Themen wie das Wetter, Kunst und Kultur, Hobbys oder ähnliches an. Verrate nicht gleich zu viel Privates von dir. Ein Dissens bei Themen wie beispielsweise Politik oder Religion steht diesem Anliegen entgegen. Zeige Interesse und lote Sympathien aus, dann bist du ein gern gesehener Gesprächspartner.
Deine Kleidung spricht
Hosenanzug oder doch die lieber Jeans mit Pullover? Gepflegte Business Schuhe oder reichen auch die geliebten Sneakers? In unserer neuen, flexiblen Arbeitswelt haben sich die einst formalen Dresscode-Vorschriften (vor allem in konservativeren Branchen) enorm verändert. Immer mehr Unternehmen legen ihre Kleiderordnung gemäß ihrer Unternehmenskultur individuell fest oder geben erst gar keine mehr vor.
„Come as you are“ heißt es vielfach schon – in der Annahme, dass die Mitarbeiter über ein gutes Stilempfinden verfügen und wissen, was angemessen aussieht und was absolut gar nicht geht. Leider weit gefehlt! Nicht selten ist zu beobachten, wie aus locker und lässigem Business Casual, schnell auch einmal nachlässig wird. Vergiss dabei nie: Kleidung spricht – und manchmal lauter als dir das vielleicht lieb ist.
Damit du auch optisch deine Vorgesetzten und Kollegen überzeugst, achte bitte auf einen gepflegten Auftritt. Dazu gehört:
- angemessene, saubere und unbeschädigte Kleidung in der richtigen Größe
- geputzte Schuhe
- dezentes Make-up, Parfum oder After-Shave
- gute Körperhygiene, eine gepflegte Frisur und Rasur
Und in Zeiten der Pandemie im Homeoffice? Können wir da machen, was wir wollen? Die Empfehlung lautet: Nicht unbedingt. Denn längst ist bekannt, dass sich ein ordentliches Arbeitsoutfit unterbewusst auf unsere Produktivität auswirkt.
Auch die Idee, im Zweifel einfach auf die Videofunktion zu verzichten, um im gemütlichen Schlabberlook zu telefonieren, kommt auch nicht immer so gut an, denn unsere Einstellung und Überzeugung schwingt beim Tragen einer Jogginghose mit.
Dinieren mit Manieren – immer und überall, auch bei einem Lunch-to-go
Ob Business Lunch mit Vorgesetzten, Geschäftspartnern oder Kunden, oder einfach nur eine gemeinsame Mittagspause mit Kollegen in der Kantine oder der nahegelegenen Café-Bar – gute Tisch- und Essmanieren gehören zu den Basics gesellschaftlicher Umgangsformen.
Was du unbedingt vermeiden solltest:
- Mit vollem Mund sprechen
- Geräusche bei Tisch
- Ellbogen auf die Tischplatte
- Vor dem Gastgeber mit dem Essen beginnen
- Essen kalt pusten oder zu einem unschönen Einerlei vermischen
- In Rekordgeschwindigkeit essen
- Mit Besteck gestikulieren
- Mit dem Handrücken den Mund abwischen
- Während des Essens telefonieren oder Emails checken
- Aus der Flasche trinken
- Benutztes Besteck ablecken und auf den Tisch zurücklegen.
Immer und überall erreichbar muss nicht sein
Der digitale Lifestyle hat unser Leben und unser Verhalten enorm verändert. Das Smartphone ist ohne Zweifel zum wichtigsten Alltagsbegleiter geworden und gängige Verhaltensregeln werden immer öfter (bewusst oder unbewusst) missachtet.
Nachfolgend die wichtigsten Handy-Regeln in Kürze:
- „Real-Life“ geht vor – dein Smartphone sollte nie wichtiger sein als die Person dir gegenüber. Im Meeting, beim Kundengespräch, beim Geschäftsessen oder auch in einer Seminarveranstaltung gehört das Smartphone lautlos gestellt in die Tasche.
- Erwartest du einen dringenden Anruf, informiere deinen Gesprächspartner vorher und danken für das Verständnis. Trifft der Anruf ein, ziehe dich kurz zurück und fasse dich auch kurz.
- Melde dich immer mit deinem vollen Namen. Ein kurzes „Ja?“ wirkt nicht nur unfreundlich, sondern auch unprofessionell.
- Wähle deinen Klingelton mit Bedacht.
Fasse dich bei einer Sprachnachricht kurz. - Vertrauliches oder Negativnachrichten gehören weder auf die Mailbox noch lauthals in der Öffentlichkeit besprochen.
- Sage deinem Gesprächspartner am Telefon Bescheid, wenn du den Lautsprecher einschalten möchtest.
- Private Telefonate – sofern sie nicht dringend sind – solltest du besser auf den Feierabend verschieben.
Gute Umgangsformen erleichtern nicht nur das Miteinander, sondern sind ein wichtiges Asset für deine Karriere. Deine fachlichen Qualifikationen können noch so überzeugend sein, wenn dein Arbeitgeber fürchten muss, dass du das Unternehmen nicht angemessen repräsentieren kannst und mit ungehobelten Manieren glänzt, wird es mit dem Aufstieg auf der Karriereleiter sicher schwierig.
