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Der Bewerbungsprozess – Von der schriftlichen Bewerbung über das Vorstellungsgespräch zum Job

Prof. Dr. Dirk Lippold
Inhaltsverzeichnis

Zwei kommunikative Berge sind es, die du als Hochschulabsolvent*in erklimmen musst, um einen guten Einstiegsjob nach dem Studium zu bekommen.

Der erste Berg ist die schriftliche Bewerbung, der zweite Berg ist das Vorstellungsgespräch. Um den ersten Berg zu besteigen, musst du deine Vergangenheit dokumentieren. Um auf den zweiten Berg zu klettern, musst du in die Zukunft schauen.

Der optimale Ablauf im Bewerbungsprozess für guten Chancen auf den Job

Beginnen wir mit dem ersten Berg. Er ist – um im Bild zu bleiben – umso höher, je schlechter die Zeugnisnote ist. Warum ist das so?

Mit den Bewerbungsunterlagen bewirbt man sich um die “Eintrittskarte” für das Vorstellungsgespräch. Angesichts der Vielzahl von Bewerbungen, die täglich bei den personalsuchenden Unternehmen für einen begehrten Job eingehen, ist es aber gar nicht so leicht, das gefragte Ticket für das Vorstellungsgespräch zu bekommen.

Da spielen nämlich die besonders leicht quantifizierbaren Auswahlkriterien wie Abitur- und Examensnoten eine dominierende Rolle, um die ausgeschriebene Stelle zu besetzen. Maßgebend ist hier also der “Tunnelblick” der Personalreferenten auf die Zeugnisnote.

Der Tunnelblick auf die Zeugnisnote

Eine strukturierte Analyse der Bewerbungsunterlagen, die zumeist mittels Online Bewerbung übermittelt wird und den englischsprachigen Allerweltsnamen “Screening“ trägt, soll erste Anhaltspunkte über die fachliche und persönliche Eignung des Bewerbers liefern. 

Wenn man aber – wie einschlägige Untersuchungen belegen – in Betracht zieht, dass für die Hälfte aller Bewerbungen nicht mehr als vier (!) Minuten zur Durchsicht aufgewendet wird, dann verwundert es kaum, dass in diesem „Zeitfenster“, neben dem allgemeinen Eindruck der klassischen Bewerbungsmappe,  eigentlich nur ein Blick auf zwei Eye-Catcher gerichtet werden kann: auf das Bewerbungsfoto und auf die Note des Bachelor- und/ oder Masterabschlusses.

Verweildauer der Recruiter bei Durchsicht der Bewerbungsunterlagen

Somit überrascht es nicht, dass immer nur sehr gute Noten als „Eintrittskarte“ zum Vorstellungsgespräch dienen. Das hat allerdings den entscheidenden Nachteil, dass „weiche“ Kriterien wie soziale Kompetenzen, Persönlichkeit, Kommunikationsfähigkeit, Begeisterung und Loyalität oder Motivation und Kreativität, die (erst) im Rahmen des Vorstellungsgesprächs oder Assessment Centers eine Hauptrolle spielen und letztlich die entscheidenden Faktoren für einen „guten“ Kandidaten sind, in der Vorauswahl zwangsläufig unter den Tisch fallen.

Insofern ist der Tunnelblick vieler Personalreferenten (insbesondere von Unternehmensberatungen und Konzernen) auf die Noten vielfach weder gerechtfertigt noch zielführend für beide Seiten. Natürlich sind (Abschluss-)Noten nicht unwichtig. Sie jedoch als einziges Zulassungskriterium zum persönlichen Vorstellungsgespräch zu missbrauchen, ist häufig kurzsichtig und wenig dienlich.

Sportliche Bestleistungen, ein selbstfinanziertes Studium – vielleicht sogar über den zweiten Bildungsweg oder berufsbegleitend – oder ein Engagement als Schul- oder Studierendensprecher, Praktika oder Auslandsaufenthalte haben allesamt vielleicht zu einer etwas schlechteren Durchschnittsnote, aber auch zur Entwicklung der individuellen soft skills und Persönlichkeit beigetragen. Das alles sollte den Unternehmen doch mindestens genauso viel Wert sein, wie die Noten mit der „Eins vor dem Komma“. Persönlichkeit kann man nicht lernen, Mathematik und Sprachen sehr wohl.

Im Bewerbungsgespräch will man möglichst tief in die Persönlichkeit eintauchen

Damit sind wir beim zweiten Berg, dem Vorstellungsgespräch. Hier wird das Unternehmen versuchen, die Einstellungen, Zielvorstellungen und Werte des Bewerbers kennenzulernen und gegebenenfalls offengebliebenen Fragen aus den Bewerbungsunterlagen nachzugehen.

Es geht nicht mehr um Zeugnisnoten, sondern vor allem darum, mit typischen Fragen über die offensichtlichen Qualifikationen des Kandidaten wie Ausbildung, Noten, Erfahrung und Wissen hinaus möglichst tief in die Persönlichkeiten und in jene Stärken und Schwächen einzutauchen, die das Unternehmen erst später – also in der Zukunft – zu spüren bekommt.

Eisberg

Jetzt erkennst du auch, warum das persönliche Gespräch so wichtig ist. Weil du im persönlichen Kontakt die (nonverbale) Kraft deines aktuellen Auftritts nutzen kannst: deine Haltung, Stimme, Ausstrahlung, also deine Körpersprache im Vorstellungsgespräch.

Doch kommen wir noch einmal zurück auf den Anfang des Bewerbungsprozesses und damit auf das Bewerbungsschreiben.

Die schriftliche Bewerbung sollte ansprechend aufgemacht, inhaltlich klar gegliedert und vollständig sein. Sie besteht aus einem Anschreiben, Lebenslauf und einem Bewerbungsfoto, sowie sämtlichen Zeugnissen.

Das Anschreiben sollte kurz und prägnant formuliert sein und die Länge einer Seite keinesfalls überschreiten. Zu deinem Anschreiben gehören ein einfacher, aber vollständiger Briefkopf sowie deine eigene Unterschrift mit Vor- und Zunamen.

Es schließt mit dem Begriff „Anlagen“, ohne diese aber einzeln aufzuzählen. Verwende die neue Rechtschreibung und lasse das Anschreiben möglichst von jemandem gegenlesen, da Schreibfehler und fehlende Worte dem Verfasser selbst oft nicht auffallen. Sie können aber das „Aus“ für deine Bewerbung bedeuten.

Das Bewerbungsfoto sollte professionell sein

Ein ganz wichtiger Punkt, der von den Bewerbern oft unterbewertet wird, ist das Bewerbungsfoto. Auch hier gilt: Es ist der erste Eindruck, den ein Personalverantwortlicher von deinem Äußeren erhält. Du solltest dir der Bedeutung eines guten Bewerbungsfotos bewusst sein und mit einem entsprechend professionellen Foto aufwarten.

„Professionell“ solltest du wörtlich nehmen und das Foto von einem guten Fotografen machen lassen. Das Foto wird, ob unfair oder nicht, mitbestimmend sein, ob du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst.

Ob das Bewerbungsfoto aufgrund des neuen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) im Lauf der Zeit – so wie in vielen anderen Ländern – überflüssig wird, wird sich erst in den nächsten Jahren herausstellen. Dein Erscheinungsbild sollte in jedem Fall gepflegt und passend sein.

So prüft ein Recruiter deine Bewerbung

Generell gilt: “Dress for the job you want, not the job you have!“ Viele Recruiter sind davon überzeugt: Das Gesicht zu den Fakten macht die Bewerbung erst rund. Wichtiger als perfekte Schönheit ist ein wacher, offener Blick, natürliches Lächeln und gepflegtes Äußeres.

Im Mittelpunkt deiner Bewerbung steht dein Lebenslauf, also dein CV (Curriculum Vitae). Der Leser will schnell alle wesentlichen Informationen über deine Vita erfassen. Orientiere dich daher an folgender Aufstellung, nach der ein guter Personaler eine Bewerbung evaluieren wird.

Der Lebenslauf ist rückwärts chronologisch zu gestalten, das heißt du beginnst mit der jeweils aktuellsten Information. Die Informationen, die den Leser am meisten interessieren, kommen also zuerst. Der Lebenslauf sollte weiterhin nicht mehr als zwei Seiten umfassen.

Wie man eine relative schlechte Note umgehen kann

Wenn man zum Vorstellungsgespräch – und das gilt sowohl für den Berufseinsteiger als auch für den Berufswechsler – erst einmal eingeladen wird, dann hat man in sehr vielen Fällen schon gewonnen. Doch häufig genug konnte man den ersten Berg – trotz vermeintlich guter Bewerbungsunterlagen – nicht erfolgreich erklimmen. Aber auch hier gibt es eine interessante Alternative.

Eine bewährte Möglichkeit, die etwas schlechtere Zeugnisnote beim Berufseinstieg zu umgehen, ist bei der Firma, bei der man später auch gerne arbeiten möchte für einen Praktikumsplatz eine Bewerbung zu schreiben.

Die Bewerbungsanforderungen für ein Praktikum sind in der Regel bei weitem nicht so hoch. Macht man dann eine gute Arbeit, hat man schon einen Fuß in der Tür für den später angepeilten Job. Eine wesentliche Voraussetzung dazu ist die permanente Beziehungspflege. Soziale Netze können hier ebenso helfen wie das persönliche Networking.

Entscheidender Ansatzpunkt ist hier, dass immer mehr Unternehmen ein sogenanntes Referral-Programm unterhalten. Solch ein Empfehlungsprogramm hat nicht nur für das suchende Unternehmen, sondern auch für dich als Bewerber erhebliche Vorteile.

Unter einem Referral-Programm sind Personalbeschaffungsmaßnahmen zu verstehen, bei denen die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens gebeten werden, interessante Kandidaten (z.B. aus ihrem Bekannten- oder Freundeskreis) für bestimmte Positionen vorzuschlagen. Nach erfolgreichem Ablauf der Probezeit des Kandidaten erhält der Mitarbeiter, der den Kandidaten (also beispielsweise dich) vorgeschlagen hat, eine entsprechende Prämie.

Gute Unternehmen decken bis zu 20 Prozent ihres Personalbedarfs mit Referral-Programmen ab. Mittlerweile ist das Referral – also Mitarbeiter werben Mitarbeiter – der am dritthäufigsten genutzte Recruiting-Kanal. So gaben 47 Prozent von 997 befragten Führungskräften an, Mitarbeiter auch über Referral-Programme zu rekrutieren.

Rekrutierungskanäle
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