Zeitmanagement - die wichtigsten Grundlagen
Zeit ist ein kostbares und komplexes Gut, das schwierig objektiv zu fassen ist. Auch wenn es per definitionem eine festgelegte Einheit gibt, mit der man Zeit misst, ist die gefühlte Zeit eine höchst individuelle, situationsabhängige und subjektive Angelegenheit – manchmal vergeht sie wie im Flug und dann wieder kann, wie bei dem weißen Kaninchen in Alice im Wunderland, die Ewigkeit nur eine Sekunde dauern.
Dennoch hat der Tag für alle ‚nur‘ 24 Stunden und der Umgang mit der eigenen Zeit und der der anderen spielt in den letzten Jahren eine zunehmend große Rolle, insbesondere im Zusammenhang mit Selbstoptimierung und Stressmanagement.
In einer Forsa-Umfrage aus dem Jahr 2016, im Auftrag der Techniker Krankenkasse zur Verteilung von Stressfaktoren bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Deutschland, fühlen sich rund 40% durch Termindruck und ständige Hetze und fast genauso viele durch häufige Störungen und Unterbrechungen gestresst.
Ein Großteil der Beschäftigten empfindet diese Stressfaktoren als sehr belastend bis hin zu gesundheitsbeeinträchtigend. Grund genug, sorgsam darauf zu achten, wie man mit seiner eigenen Zeit vernünftig umgeht. Die zwei wichtigsten Grundlagen für erfolgreiches Zeitmanagement sind aus meiner Sicht die folgenden:
1. Machen Sie eine kleine Due Dilligence Ihrer Zeit!
Es gibt kein Patentrezept, wie man Stress und Termindruck abbauen kann. Jeden Menschen stresst etwas anderes. Deshalb sollten Sie Ihren eigenen Umgang mit Zeit erst einmal gründlich analysieren. Mit dieser Due Dilligence können Sie im ersten Schritt herausfinden, wer oder was Ihre Zeit frisst und wo besondere Stressquellen lauern.
Notieren Sie über mehrere Wochen hinweg, in welchen Situationen – beruflich und privat – Sie sich gestresst gefühlt haben, in welchem Zusammenhang das stattgefunden hat und wer beteiligt war, sowie ihre begleitenden Gedanken und Gefühle. So werden Sie gegebenenfalls Muster und Gewohnheiten erkennen, an denen Sie direkt ansetzen können. Bereits das regelmäßige Aufschreiben kann schon Veränderungsprozesse initiieren.
2. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre eigene Zeit!
Es ist Ihre Entscheidung – bei allen Stresssituationen, die Ihnen bei der Due Dilligence aufgefallen und mit negativen Gefühlen besetzt sind, haben Sie drei Möglichkeiten zu reagieren:
a) Ändern – Verändern Sie, was Sie verändern können und wollen.
b) Abstellen – Verlassen Sie die Situation und/oder lernen Sie ‚Nein‘ zu sagen, auch wenn das eine einschneidende Veränderung bedeutet.
c) Akzeptieren – Sie können oder wollen nichts ändern? Sie können oder wollen sich von dem Zeitfresser nicht verabschieden? Der Preis ist (aktuell) zu hoch? Dann haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Haltung dazu zu ändern. Machen Sie Ihren Frieden damit.
Wenn Sie diese Entscheidung bewusst treffen, haben Sie wieder die Kontrolle und das Stressempfinden sinkt. Es gibt hier kein richtig oder falsch. Wenn Sie sich an den beiden oben genannten Punkten orientieren, wird es Ihnen leichter fallen, Ihren eigenen Umgang mit Zeit zu analysieren, Zeitfresser zu identifizieren und erste passende Wege zu einem weniger gehetzten beruflichen und privaten Alltag zu entdecken.
Vergessen Sie Multitasking!
Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch einen meiner Lieblingstipps zum erfolgreichen Zeitmanagement vorstellen: Vergessen Sie Multitasking! Der amerikanische National Geographic Fotograf und Autor Steve Uzell hat einmal gesagt ‚Multitasking ist nichts anderes als die Gelegenheit, mehrere Dinge gleichzeitig zu vermasseln.‘ – und damit hat er scheinbar recht.
Im Jahr 2009 untersuchte der Stanford Professor Clifford Nass die Unterschiede zwischen intensiven Multitaskern und seltenen Multitaskern. Die Ergebnisse zeigten folgendes: Intensive Multitasker vermitteln zwar den Eindruck, dass sie erfolgreich an verschiedenen Dingen gleichzeitig arbeiten, aber sie erledigen nichts richtig. Unterm Strich waren die häufigen Multitasker deutlich unkonzentrierter und ließen sich leichter ablenken, auch scheint es, als hätten Sie größere Schwierigkeiten, den Kopf frei zu kriegen.
Da man grundsätzlich nur auf eine Sache fokussieren kann, springt ein Multitasker immer zwischen den Tätigkeiten hin und her und hat dadurch mit steigender Komplexität der Aufgabe einen erheblichen Mehraufwand. Multitasking ist damit weder effizient noch effektiv, sondern Zeitverschwendung. In der heutigen Zeit fällt es oft schwer, wirklich nur eine Sache zu machen, dennoch sollte man sich mit diesen Ergebnissen im Hinterkopf wenigstens bestimmte Zeiten einplanen, in denen konzentriert ‚Singletasking‘ betrieben wird.
Stellen Sie die Push-Nachrichten an Ihrem Computer ab, schließen Sie den Internet-Browser inkl. aller Social-Media-Kanäle, leiten Sie das Telefon auf den Empfang oder die Mailbox um und gönnen Sie sich einen angemessenen Moment unbeeinträchtigtes Arbeiten an einer alleinigen Sache. Wenn Sie in einem Mandats-Meeting wären, wären Sie auch nicht zu stören oder würden noch nebenbei Emails beantworten oder Likes auf Linkedin verteilen.
